1. Pengertian Microsoft Project
Pengertian Microsoft Project adalah suatu manajemen proyek perangkat lunak program yang dikembangkan dan dijual oleh Microsoft yang dirancang untuk membantu manajer proyek dalam mengembangkan rencana, menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas, pelacakan kemajuan, mengelola anggaran dan menganalisis beban kerja.
Aplikasi ini membuat jadwal jalur kritis, dan rantai kritis dan acara metodologi rantai pihak ketiga Pengaya juga tersedia. Jadwal dapat menjadi sumber daya diratakan, dan rantai yang divisualisasikan dalam bagan Gantt. Selain itu, proyek dapat mengenali kelas yang berbeda dari pengguna. Kelas-kelas yang berbeda dari pengguna dapat memiliki perbedaan tingkat akses ke proyek, pandangan, dan data lainnya. Custom objek seperti kalender, pandangan, meja, filter, dan bidang disimpan dalam sebuah perusahaan global yang dimiliki oleh semua pengguna.
Microsoft Project adalah ketiga aplikasi perusahaan berbasis Windows, dan dalam beberapa tahun diperkenalkan itu menjadi berbasis PC yang dominan perangkat lunak manajemen proyek.
Berikut adalah beberapa hal pada aplikasi MS Project ini :
- Project otomatis mengkalkulasikan ongkos dan waktu yang bertumpu pada input yang anda berikan. Kita bisa dengan cepat mengulang kalkulasi yang sudah ada sesuai dengan scenario “bagaimana-jika” dalam menangani konflik antar sumber daya (resource), mengetahui ongkos yang bersangkutan dengan anggaran, ataupun memenuhi final deadline anda.
- Project memberikan view dan report yang kaya akan informasi untuk kita dan kepada mereka yang anda beri laporan. Tidak perlu lagi kewalahan menunjukkan laporan ongkos terkini secara manual kepada bos kita. Dengan Project kita cukup melakukan print pada Tracking Gantt view dengan mendisplaykan yang ada di Tracking table.
- Kita bisa manfaatkan template yang sudah ada untuk mempercepat pembuatan project kita. Berbagai macam template sudah tersedia yang umumnya digunakan dalam kalangan bisnis seperti commerical construction, engineering project, produk rollout, software development, ataupun rencana pindah lokasi office.
- Kita bisa membuat resource (sumber daya) untuk project kita yang sudah sesuai dengan informasi yang ada di Outlook Address Book. Anda juga bisa membuat suatu set resource di dalam perusahaan kita yang kemudian memberikan akses ke seluruh project manager di perusahaan anda.
- Berbagai macam alat di dalam Project yang memudahkan kita dalam menggunakan kalkulasi / formula kompleks untuk digunakan ke dalam proyek anda pada tingkatan resource assignment dalam mencari solusi pada resource conflict (bentrokan antar resource), filtrasi tugas sesuai kriteria masing-masing, implementasikan senario what-if, dan kalkulasi nilai performa pekerjaan saat terkini.dalam mata uang dollar.
2. Alat pengaturan jadwal (scheduling) dan tracking (monitoring)
√ Gantt Chart, adalah view pertama yang muncul saat Project dibuka. Gantt Chart memperlihatkan spreadsheet dengan data kolum beserta grafikal representatif dari tugas-tugas di dalam project yang tersusun secara horizontal timeline. Dengan menggunakan data yang ada di kolum (seperti halnya di task name, start date, finish date, dan resources assigned to tasks) anda bisa mengerti parameter dari setiap tugas dan melihat waktunya sesuai dengan yang tampil di grafikal area.Network Diagram (juga dinamakan logic diagram), adalah PERT chart versinya Microsoft. PERT (Program Evaluation and Review Technique) lahir pada saat pembuatan Polaris submarine di tahun 1950. Umumnya Network Diagram hanya memperlihatkan “perjalanan” tugas-tugas yang ada di project dalam bentuk grafis saja dan tidak memperlihatkan waktu dari tiap tugas. View ini membantu anda untuk melihat bagaimana satu tugas “menjalankan” tugas lainya dan juga memberikan makna dimana tugas kita sekarang berada – tidak terlalu berdampak pada waktu melainkan bertumpu pada berapa sisa tugas yang harus diselesaikan.
√ Risk Management sangat penting dalam bagian suatu project management karena tentunya proyek selalu penuh kendala (risk). Kita akan menghadapi berbagai macam kendala (risk) dimana sumber daya (resource) tidak mampu menanganinya, atau materialnya akan datang terlambat, atau klien kita akan berubah pikiran sehingga harus merubah banyak parameter dari isi proyek itu sendiri bahkan hampir setengah dari keseluruhan proyek harus ikut diubah.
√ Resource Mangement terdiri dari penggunaan sumber daya (resource) secara bijak. Seorang project manager menemukan sumber daya (resource) yang tepat yang kemudian menugaskan seseorang dengan waktu dan beban kerja yang pantas, yang kemudian juga tetap waspada akan kerja lembur atau shift di dalam schedule yang bisa mengakibatkan suatu sumber daya (resource) menjadi terlalu padat, dan juga pada saat kelangsungan proyek sang project manager membuat perubahan-perubahan untuk menjaga keseluruh resources agar tetap produktif.
√ Pekerjaan Kritis adalah pekerjaan pekerjaan yang harus segera dilaksanakan dan diselesaikan sesuai jadwal untuk menghindari terjadinya keterlambatan dalam proses pelaksanaan proyek secara keseluruhan.
3. Memahami dan Mengatasi Konflik
Conflict (konflik) dalam Microsoft Project diartikan sebagai pekerjaan-pekerjaan yang saling bertubrukan. Dalam penyusunan jadwal tentu telah mengantisipasi supaya jadwal yang susun tersebut tidak mengalami kesalahan. Biasanya langkah antisipasi ini dilakukan dengan mengurutkan pekerjaan tersebut.
Resource Conflict terjadi apabila Anda menggunakan sumber daya lebih dari jumlah unit yang tersedia. Di samping itu, hal tersebut dapat terjadi juga disebabkan overlapping atau penggunaan sumber daya yang sama dan pada waktu yang bersamaan, sehingga terjadi overlocation pada suatu sumber daya tertentu.
Untuk mengetahui Resource Conflict dapat menggunakan Task Assigment. Ada beberapa hal yang dapat teridentifikasi melalui tampilan dari Resouce Usage, Resource Sheet, Task, dan Resource Sheet yang diganti menjadi Gantt Chart.
Gambar 1. Ilustrasi tampilan dalam Resource Sheet
Gambar 2. Ilustrasi tampilan dalam Resource Usage
Gambar 3. Iustrasi tampilan dalam Task
Gambar 4. Ilustrasi tampilan dalam Resource Sheet yang diubah menjadi Gantt Chart
Mengatasi Resource Conflict secara Manual :
Untuk mengatasi masalah konflik biasanya dilakukan dengan beberapa cara sesuai dengan batasan-batsan yang diperlukan. Beberapa cara tersebut antara lain :
- Mengurangi jumlah sumber daya
- Mengganti jumlah sumber daya yang mengalami konflik dengan Resouce lain
- Menggeser jadwal task
- Mengubah hubungan antar task
- Memasang jam kerja lembur untuk sumber daya
- Mengubah hubungan antar pekerjaan
Mengatasi Resource Conflict menggunakan Leveling :
Leveling adalah suatu cara yang digunakan untuk mengatasi konflik yang disebabkan oleh beberapa pekerjaan yang saling bertubrukan dengan menggeser pekerjaan yang mengalami overlap atau tubrukan tersebut. Hal ini juga dapat mencegah terjadinya overlocated. Akibat dari leveling yang dilakukan ini akan mengakibatkan terjadinya delay atau penundaan pekerjaan.
Perlu tidaknya leveling tergantung pada parah atau tidaknya konflik yang terjadi. Hal ini dikarenakan levellling sendiri merupakan usaha komputerisasi atau saran untuk mencari jalan keluar dari konflik tersebut. Tidak semua kasus konflik dapat diselesaikan dengan menggunakan leveling, ada beberapa konflik yang justru harus diselesaikan secara manual.
Beberapa hal yang tidak bisa dilakukan oleh leveling dan hanya bisa dilakukan secara manual diantaranya adalah :
Beberapa hal yang tidak bisa dilakukan oleh leveling dan hanya bisa dilakukan secara manual diantaranya adalah :
√ Mengganti sumber daya yang mengalami konflik dengan sumber daya yang lain.
√ Mengganti jumlah sumber daya yang terpasang pada suatu task
√ Mengganti durasi pekerjaan (menambah dan mengurangi durasi)
√ Mengganti hubungan antar pekerjaan
Dalam melakukan leveling kita harus melakukan penjadwalan ulang sesuai dengan informasi sebelumnya. Beberapa hal yang dapat kita lakukan sebagai panduan sewaktu melakukan leveling.
- Dalam penggunaan leveling usahakan setelah semua informasi yang diperlukan telah selesai dimasukkan, misalnya : durasi, hubungan antar pekerjaan termasuk hubungan lead time dan lag time.
- Lakukan leveling apabila urutan pekerjaan tidak begitu berpengaruh. Sebagai contoh suatu resource yang memiliki tugas pada banyak pekerjaan, sedangkan pekerjaan-pekerjaan tersebut tidak saling tergantung.
- Berikan fleksibilitas pada schedule untuk memudahkan kita dalam menyelesaikan konflik yang mungkin sangat menyulitkan.
Langkah dalam melakukan leveling untuk mengatasi konflik adalah ;
1. Buka tab Resource, kemudian klik tombol Leveling Option 
2. Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Resource Leveling antara lain adalah :
√ Automatic, apabila diaktifkan maka Microsoft Project 2010 akan melakukan leveling secara otomatis pada saat kita mengisikan sumber daya yang melebihi kapasitas yang ada.
√ Manual, apabila diaktifkan maka pilihan Automatic akan langsung dimatikan. Pilihan akan memberikan kesempatan kita untuk melakukan leveling secara manual dengan melakukan pengecekan sendiri.
Gambar 5. Kotak dialog Resource Leveling
Look for overlocations on a, yaitu acuan pembacaan overlocation.
Gambar 6. Ilustrasi pilihan dalam basis leveling yang akan digunakan
- Minute by Minute : overlocation dalam hitungan menit.
- Hour by hour : overlocation dalam hitungan jam.
- Day by day : overlocation dalam hitungan hari.
- Week by week : overlocation dalam hitungan minggu.
- Month by month : overlocation dalam hitungan bulan.
Untuk pembacaan overlocation, sebaiknya digunakan acuan hari Day by day. Karena hal ini disesuaikan dengan satuan hari yang digunakan.
√ Clear leveling values before leveling, apabila kotak cek ini diaktifkan maka leveling sebelumnya akan dihilangkan dan diganti dengan leveling yang baru.
√ Leveling lange for, merupakan area untuk membuat leveling.
Entire Project : leveling dilakukan untuk satu file proyek penuh.
Level : leveling dilakukan hanya pada area tertentu.
Leveling Order :
Gambar 7. Ilustrasi leveling order pada saat leveling
- ID Only : leveling dilakukan dengan mengacu pada nomor ID tiap pekerjaan. Apabila dua pekerjaan yang mengalami konflik dengan nomor ID besar dan kecil. Sebagai contoh pekerjaan dengan nomor ID 4 dan ID 7 maka yang akan ditunda adalah pekerjaan nomor ID 8.
- Standart : untuk leveling tipe ini akan dilakukan dengan dua perhitungan, yaitu :
√ Bila dua buah task mempunyai free slack yang sama, maka pekerjaan yang memiliki durasi paling kecil yang akan ditunda.
√ Bila dua buah pekerjaan memiliki free slack dengan durasi yang sama pula, maka pekerjaan yang memiliki tanggal mulai lebih belakang yang akan ditunda.
- Level only within available slack, leveling yang hanya dilakukan pada slack yang tersedia.
- Leveling can adjust individual assignment on task, leveling yang digunakan untuk mengatur tugas pada masing-masing pekerjaan.
- Level can create splits on remaining work, leveling yang dapat dipecah pada pekerjaan yang belum terselesaikan.
- Level resource with the proposed booking type, leveling sumber daya dengan tipe yang telah ditentukan.
- Level Now, perintah untuk melaksanakan leveling setelah semua batasan ditentukan.
- Clear Leveling, perintah untuk membatalkan leveling yang telah dilakukan dan mengembalikan ke tampilan semula.
4. Hasil Penyelesaian Konflik
Gambar 8. Ilustrasi tampilan task setelah dilakukan leveling
Gambar 9. Ilustrasi tampilan resource usage setelah dilakukan leveling
5. Kesimpulan
Perancangan proyek perangkat lunak masih perlu pembaharuan. Hal tersebut dikarenakan ada beberapa konflik pekerjaan. Namun, konflik tersebut dapat diatasi dengan leveling. Hasil dari leveling tersebut telah membuat konflik berkurang.
Demikian apa yang sekiranya dapat saya sampaikan untuk sahabatku semua, semoga bermanfaat
Labels : wallpapers Mobile Games car body design Hot Deal
0 comments:
Posting Komentar